Transformer le Shadow IT en atout stratégique : Comment exploiter intelligemment les initiatives IT non-sanctionnées
Comprendre le Shadow IT
Le Shadow IT fait référence à l’utilisation de logiciels, applications et services informatiques au sein d’une entreprise sans l’approbation ou même la connaissance de son département informatique.
Cette pratique est souvent motivée par le désir des employés de trouver rapidement des solutions efficaces à leurs problèmes quotidiens, qui ne sont pas pris en charge par les outils informatiques officiels de l’entreprise. Les employés peuvent se sentir frustrés ou limités par les logiciels et systèmes approuvés par l’entreprise, qui peuvent être perçus comme dépassés, peu conviviaux, ou ne répondant pas à des besoins spécifiques. Dans un souci d’efficacité et de productivité, ils se tournent alors vers des solutions alternatives, souvent plus modernes et flexibles, disponibles sur le marché. Ces solutions peuvent inclure des logiciels en cloud, des applications mobiles, ou même des scripts et outils développés en interne. Bien que cette démarche soit guidée par de bonnes intentions, elle peut néanmoins introduire des risques de sécurité et de conformité non anticipés, étant donné que ces outils ne sont pas soumis aux mêmes processus de validation et de sécurité que les solutions officielles de l’entreprise.
Cependant, le Shadow IT peut présenter des risques significatifs en matière de sécurité et de conformité pour les entreprises. L’utilisation de logiciels et d’applications non approuvés peut exposer des données sensibles à des risques de sécurité, car ces outils n’ont pas été soumis aux mêmes protocoles de sécurité rigoureux que les systèmes IT officiels. Ils peuvent contenir des vulnérabilités ou ne pas être régulièrement mis à jour, ce qui les rend susceptibles aux cyberattaques.
De plus, les systèmes non approuvés peuvent être incompatibles avec les normes et politiques internes de l’entreprise, ce qui peut entraîner des failles de sécurité. Par exemple, si un employé utilise un service de stockage en cloud non autorisé pour stocker des données d’entreprise, cela pourrait enfreindre les politiques de confidentialité ou de conformité réglementaire. Les entreprises doivent non seulement protéger leurs données contre des menaces externes, mais aussi s’assurer que leurs pratiques internes sont conformes à la réglementation en vigueur, comme le RGPD en Europe. Le Shadow IT peut donc compromettre ces efforts de conformité et exposer l’entreprise à des risques juridiques et financiers.
Cependant, le Shadow IT n’est pas seulement un défi à relever ; il représente également une opportunité. En effet, il peut servir de révélateur pour les DSI, leur montrant où leurs services doivent être améliorés ou adaptés. En comprenant pourquoi les employés se tournent vers le Shadow IT, les DSI peuvent mieux répondre à leurs besoins, en introduisant des solutions officielles plus adaptées et en promouvant une culture de collaboration et d’innovation. Ainsi, le Shadow IT peut être transformé en un vecteur d’innovation et d’efficacité, favorisant une meilleure compréhension et un soutien des besoins technologiques des différents départements.
Cinq étapes pour gérer et valoriser le Shadow IT
- Renforcer la collaboration entre la DSI et les métiers : Il est crucial de créer un pont entre la DSI et les différents départements de l’entreprise pour intégrer les solutions développées en marge des canaux officiels. Cela nécessite une meilleure compréhension des besoins spécifiques des métiers et une intégration proactive de leurs initiatives. En établissant une communication ouverte et en reconnaissant la valeur des solutions créées par les employés, la DSI peut garantir la sécurité et la conformité de ces outils, tout en encourageant l’innovation.
- Définir une gouvernance collaborative : La mise en place de modèles de gouvernance et de communication clairs est essentielle pour gérer efficacement les demandes technologiques. Cela implique la création de processus transparents pour l’évaluation, l’approbation et la mise en œuvre des solutions technologiques. Une telle gouvernance collaborative favorise le partage des informations et des responsabilités entre la DSI et les autres départements, permettant une meilleure hiérarchisation et prise en charge des demandes technologiques.
- Adopter des stratégies low-code et no-code : Face aux contraintes de ressources, les solutions low code et no code offrent une manière flexible et efficace de répondre aux besoins spécifiques des métiers. La mise en place de modèles de gouvernance adaptés à ces technologies facilite la création rapide d’applications par les utilisateurs finaux, tout en maintenant le contrôle et la conformité nécessaires. Cela permet aux entreprises de rester agiles et réactives face à des besoins technologiques en constante évolution.
- Exploiter la data science citoyenne et les outils en libre-service : Encourager l’utilisation d’outils de dataviz et de BI en libre-service permet de diminuer la dépendance au Shadow IT. Une gouvernance proactive des données, comprenant l’intégration, le catalogage et la gestion de la qualité des données, est nécessaire pour assurer une utilisation efficace et sécurisée de ces outils. En standardisant les plateformes et en offrant des formations adéquates, les entreprises peuvent habilité les employés à exploiter les données de manière autonome, tout en minimisant les risques.
- Développer une culture de co-création et de partage : Promouvoir une collaboration étroite entre l’IT et les autres métiers est essentiel pour créer un environnement propice à l’innovation. Cela inclut le développement d’une meilleure compréhension des besoins des clients et des employés et l’adoption d’outils approuvés pour répondre à leurs besoins technologiques en libre-service. En cultivant cette culture de co-création, les entreprises peuvent non seulement améliorer leurs solutions IT mais aussi renforcer l’engagement et la satisfaction des employés.
En adoptant ces cinq étapes, les entreprises peuvent transformer le Shadow IT en un atout stratégique. Cette approche permet non seulement de répondre plus efficacement aux besoins des métiers mais aussi de réduire les risques associés à l’utilisation de solutions IT non-sanctionnées. Le Shadow IT, loin d’être un simple défi, devient un levier pour l’innovation et l’efficacité au sein de l’organisation.
